Tipps gegen digitale Reizüberflutung
#1 Effektive Kommunikation
Wahl des Mediums
Kennen Sie das auch? Sie wollten eigentlich nur kurz eine Kleinigkeit klären. Unzählige Nachrichten später stellen sie frustriert fest, dass Stunden vergangen sind und ein Anruf deutlich schneller und effektiver Klarheit gebracht hätte.
Die Wahl des richtigen Kommunikationsweges kann in manchen Fällen also wesentlich wichtiger sein, als die Kommunikation selbst möglichst effizient zu gestalten.
Zum Einstieg hilft Ihnen hier zu ein Zitat, welches ich von meinem Kollegen Jürgen Kurz (Autor des Amazon Bestsellers „So geht Büro heute“) habe.
„E-Mails sind ein Werkzeug , um anderen Informationen zu übermitteln, ohne sie bei ihrer aktuellen Tätigkeit zu stören.“
Wie oft erwarten Sie von ihrem gegenüber eine sofortige Antwort auf Ihre Nachricht? Wie oft lassen Sie sich selbst von solchen Nachrichten bei ihrer aktuellen Tätigkeit stören?
Bei der Wahl des richtigen Kommunikationsmittels können Ihnen folgende Fragen helfen:
Wann können oder wollen Sie die Nachrichten beantworten?
Wie komplex ist der zu klärende Sachverhalt?
Wie kann mein Kommunikationspartner meine Nachricht am besten weiter verarbeiten? Muss er Informationen weiterleiten?
Wie viele Kommunikationspartner sind eingebunden?
Benötigen alle Kommunikationspartner alle Rückmeldungen?
Wenn es um Terminvereinbarungen geht, sind Werkzeuge wie beispielsweise Doodle eine sehr gute Lösung.
Müssen Ihre Mitarbeiter oft bei Ihnen rückfragen und Informationen einholen? Probieren Sie einmal ein Trello-Board. Sie werden erstaunt sein, wie einfach aber effektiv dieses Tool Sie entlastet und dafür sorgt, dass Ihre Mitarbeiter jederzeit die für sie relevanten Informationen abholen können.
Bei wiederkehrenden Problemstellungen lohnt es sich also auf jeden Fall, sich über zwei Punkte Gedanken zu machen:
- den Kommunikationsweg (Anruf, WhatsApp, E-Mail,Trello, …) und
- die Spielregeln (kein Spam, Rückmeldefristen, Ablageort der Infos)
Diese Zeit ist hervorragend investiert und zahlt sich im Lauf der Zeit zigfach aus. Fünf Ersparte Minuten am Tag entsprechen immerhin zwei Arbeitstagen im Jahr!
Persönliches Gespräch bleibt wichtig!
Bitte vernachlässigen Sie auch nicht das persönliche Gespräch. Manche Probleme lassen sich nur deshalb nicht lösen, weil es nicht nur um die Fakten geht, sondern auf der Metaebene ein Vertrauensproblem besteht. Ein persönliches Gespräch wirkt da oft Wunder!